Ventajas de usar un software de control horario
Los tiempos han cambiado, por tanto, los métodos tienen que adaptarse a los avances tecnológicos para facilitarnos la vida.
Muchas empresas siguen usando hojas de papel para registrar las entradas y salidas de sus trabajadores, pero este sistema ya se ha quedado obsoleto.
El uso de papel y el coste de los tóneres y material de oficina suponen un gasto considerable para los negocios y es una opción poco sostenible a nivel medioambiental.
Además, la entrada en vigor de la Ley de protección de datos personales hace que sea necesario establecer un método seguro y fiable para almacenar los registros de los empleados.
Por eso, cada vez más empresas están optando por incluir software específicos que contengan varias funciones para facilitar el trabajo del departamento de Recursos Humanos y beneficiar al negocio.
Mejora de la productividad
Esta es una de las mayores preocupaciones tanto de empresas como de trabajadores. Y es que no se trata de trabajar más horas, sino de aprovechar el tiempo con la mayor eficacia posible.
Automatizar el sistema en una herramienta facilita enormemente la tarea del departamento de recursos humanos. Permite que el tiempo que antes se destinaba a organizar los horarios de los trabajadores se reduzca, y puedan atenderse otras necesidades en su lugar.
Por otro lado, los trabajadores también se benefician, ya que pueden controlar con más precisión cuánto tiempo dedican a cada tarea o cliente y organizar así su jornada de una manera más eficaz.
Aumenta la seguridad
Estas herramientas permiten un tratamiento de los datos muy seguro, lo cual asegura que los registros no acaben en un lugar indebido y se incumplan los derechos de los trabajadores recogidos en la RGPD.
Además, plataformas como Wise App permiten realizar firmas digitales, facilitando así la firma de documentos importantes, dándoles carácter oficial y total seguridad.
Ahorra tiempo y reduce costos
Como decíamos, usar un software de control horario ayuda a reducir gastos de oficina como papel, tóner y otros, además de reducir el impacto medioambiental que esto supone para el planeta.
Por otro lado, poder controlar de manera inmediata el tiempo destinado a cada tarea evita que parte de la jornada laboral se destine a labores innecesarias, reduciendo así gastos que de otra manera son mucho más difíciles de identificar.
Crea un ambiente laboral más justo
La palabra control horario puede crear diferentes reacciones entre los trabajadores. Pero no hay que entenderlo como un método de control absoluto, sino como una manera de velar por los derechos laborales de los empleados.
Una de las razones por las que se modificó la ley y se implantó el registro obligatorio de horas fue precisamente evitar abusos respecto a las jornadas laborales y las horas extras realizadas.
Automatizar el sistema ayuda a que se lleve una contabilidad horaria muy precisa y poder comprobar así si se están cumpliendo los contratos laborales y los convenios de los trabajadores.
Evita errores
Las épocas del año en las que los trabajadores tienen que pedir sus vacaciones son unos de los momentos más temidos por los departamentos de Recursos Humanos de las empresas.
Requiere de mucha precisión ajustar los turnos y cubrir ausencias o bajas e intentar que no se crucen turnos o no se respeten las horas de descanso entre jornada y jornada.
Tener una herramienta que centralice estas tareas facilita mucho el trabajo.
A través del software de control horario, los empleados pueden solicitar vacaciones o días personales y el empresario puede revisar la plantilla y comprobar al instante si puede aceptarlas o no.
Mejora la comunicación
Para el buen funcionamiento de un negocio es imprescindible tener un adecuado flujo de información.
Algunas plataformas cuentan con sistemas de mensajería instantánea que facilitan la comunicación entre empleados y empresarios.
Poder tener un canal directo en tiempo real y crear grupos internos donde los departamentos puedan hablar con total seguridad es algo que facilita mucho el trabajo y conviene tenerlo en cuenta a la hora de escoger un software para el negocio.
Es compatible con la movilidad
Hay ocasiones en las que el control horario de los trabajadores puede ser difícil de realizar.
Cuando los empleados tienen movilidad constante y no cuentan con un lugar fijo para su actividad, es necesario establecer un sistema fiable de gestión.
A esto se suma un creciente número de personas que teletrabajan.
En estos casos, las hojas para fichar manualmente o incluso los más sofisticados sistemas biométricos, no tienen ninguna utilidad.
Los software han supuesto un gran avance en este sentido, permitiendo comunicar los horarios de entrada, salida y pausas en la jornada desde cualquier parte del mundo de manera inmediata.
Gestiona todo en un clic
Con el auge de las aplicaciones de móvil y los software para ordenador, nacieron una gran cantidad de plataformas con distintas funciones.
Unas servían para gestionar los turnos de trabajo, otras para almacenar las nóminas o los documentos internos, otras eran una vía de mensajería y comunicación interna…
Pero para cada función era necesario tener una plataforma diferente y aprender a utilizarla correctamente.
A la hora de la verdad, esto dificulta mucho el trabajo.
Por este motivo, las empresas buscan un software que reúna todas las herramientas en una misma plataforma, para poder gestionar todo desde cualquier lugar con un solo clic.
Y ahora ¿Qué software de control horario elijo?
Como puedes ver, instalar un software de control horario en tu negocio va mucho más allá de conocer y almacenar las entradas y salidas de tus empleados.
Estas plataformas son una herramienta perfecta para gestionar de manera eficiente la empresa en sus distintos ámbitos.
Por eso, a la hora de decidirte por una en concreto, es importante que valores las funcionalidades que te ofrecen y calcules el costo de implantar la herramienta y enseñar a tus empleados cómo usarla.
Recuerda que, ante una inspección, la responsabilidad última de llevar un control horario adecuado es del dueño del negocio.
Pero no olvides tampoco, que cuánto más cómodo y fácil se lo pongas a tus empleados para llevar a cabo esta tarea, más probabilidades de éxito tendrás.
